Как проверить комплектность оптового заказа по артикулам и количеству

Оптовый заказ проверяют по строкам подтверждённого заказа: артикул, наименование, цвет, размер, единица продажи и количество. Сначала фиксируют состояние транспортных мест, затем сверяют маркировку, сортируют товар по позициям и только после этого пересчитывают содержимое упаковок. Недостачу, пересорт и повреждение записывают отдельно.

Подготовьте контрольный документ до вскрытия

Используйте финальное подтверждение заказа, а не первоначальную корзину или черновик. В нём могли измениться наличие, аналоги и количество. У каждой строки должны быть уникальный артикул или другой устойчивый идентификатор, единица продажи и согласованный вариант замены.

Добавьте в таблицу колонки:

— заказано;

— подтверждено к отгрузке;

— получено по маркировке;

— пересчитано фактически;

— повреждено;

— принято без замечаний;

— комментарий и ссылка на фото.

Если позиция продаётся набором, пачкой или рулоном, это нужно указать рядом с количеством. «10» может означать десять штук, десять упаковок или десять наборов — без единицы сверка ненадёжна.

Зафиксируйте транспортные места

До открытия пересчитайте коробки, мешки и паллеты, сопоставьте их с документами перевозки. Сфотографируйте общий вид, маркировку и повреждения внешней тары. Если коробка вскрыта, намокла или деформирована, снимите это до перемещения содержимого.

Порядок передачи и оплаты меняется, поэтому ориентируйтесь на актуальную страницу доставки и оплаты и документы конкретного отправления. Не выбрасывайте внешнюю упаковку до завершения первичной проверки.

Сортируйте до пересчёта

Организуйте отдельные зоны для проверенных, спорных и ещё не открытых мест. Товар раскладывайте по артикулам и вариантам, не объединяя похожие цвета. Если маркировка нечитаема, присвойте упаковке временный номер и оставьте её в спорной зоне.

Удобная последовательность:

1. Номер транспортного места.

2. Артикул на внутренней упаковке.

3. Наименование, цвет и размер.

4. Количество упаковок.

5. Количество единиц в каждой упаковке.

6. Фактическое итоговое количество.

Не открывайте одновременно слишком много коробов: иначе трудно связать найденный пересорт с конкретным местом и фотографией.

Пересчитывайте в одной единице

Фактическое количество позиции рассчитывают так:

Количество = число полных упаковок × единиц в упаковке + единицы в неполной упаковке.

Для рулонов дополнительно проверяют, что получен нужный формат и количество рулонов. Длину намотки без специальных оснований не подтверждают визуально; если параметр критичен, используйте согласованный способ контроля.

Проверяйте не только артикул

Похожая маркировка не гарантирует одинаковый цвет, размер или фасовку. Для упаковочных материалов сверяйте формат листа, ширину рулона, оттенок и единицу продажи. Для коробок и кашпо — размер набора, форму, крышку и комплектность.

Полезно держать рядом структуру каталога SamPack и открывать карточку только для идентификации, а не для замены финального документа заказа. Каталог может измениться после оформления.

Если партия содержит много упаковочных материалов, сначала сортируйте по крупным группам — бумага, плёнка, фетр, сетка — затем по артикулам и цветам. Так пересорт не теряется среди внешне похожих упаковок.

Организуйте проверку вдвоём

При большом числе SKU один сотрудник называет артикул и количество, второй отмечает строку и контролирует единицу продажи. Затем роли меняются на спорных позициях. Это снижает риск, что один человек одновременно считает, фотографирует и переносит коробки.

Не ставьте отметку «принято» до завершения строки. Если часть позиции находится в другом транспортном месте, используйте промежуточный итог и номер места. Финальная цифра появляется только после обхода всей поставки.

Фотофиксация расхождения

Один набор доказательств должен показывать связь между заказом и фактическим товаром:

— общий вид транспортного места;

— его маркировку;

— этикетку внутренней упаковки;

— разложенное количество или понятный способ пересчёта;

— крупный план дефекта;

— лист проверки с номером строки.

Не ограничивайтесь видео длинной распаковки: по нему трудно найти конкретную позицию. Делайте короткие кадры и давайте файлам названия по номеру места и артикулу.

Что делать с расхождениями

Изолируйте спорный товар и не смешивайте его с принятым остатком. Сохраните упаковку и маркировку. Составьте одну сводную таблицу, а не отправляйте замечания отдельными сообщениями по мере обнаружения.

Для обращения используйте контакты SamPack и приложите номер заказа, артикулы, количество, описание и фото. Порядок решения зависит от документов и обстоятельств конкретной поставки, поэтому не назначайте способ компенсации самостоятельно до согласования.

Планирование закупки раскрыто в материале о товарах для флористики оптом. Приёмка начинается позже и отвечает на другой вопрос: совпало ли полученное с подтверждённым заказом.

Чек-лист получения

— Финальное подтверждение заказа открыто и доступно команде.

— Единицы продажи указаны для каждой строки.

— Транспортные места пересчитаны и сфотографированы.

— Проверенные, спорные и закрытые места разделены.

— Товар отсортирован по артикулам до итогового пересчёта.

— Полные и неполные упаковки посчитаны отдельно.

— Недостача, пересорт, некомплект и повреждение не смешаны.

— Фото связано с номером места и строкой заказа.

— Спорный товар изолирован, упаковка сохранена.

— Сводное обращение подготовлено после полной проверки.

Частые вопросы

Можно ли считать количество по закрытым коробкам?

Только если маркировка, целостность и количество внутри подтверждены и такой способ согласован. Для спорной или неполной упаковки нужен фактический пересчёт.

Что делать, если пришёл похожий цвет с другим артикулом?

Считать это отдельной фактической позицией и не объединять с заказанной. Проверьте, была ли замена согласована в финальном подтверждении.

Когда можно убрать транспортную упаковку?

После первичной сверки количества, состояния и маркировки, когда все расхождения зафиксированы. При наличии спора сохраняйте упаковку до согласования дальнейших действий.